Wie aus Berlin eine Erlebniswelt für 1.200 internationale Gäste wurde.
Wie schafft man für 1.200 internationale Gäste ein außergewöhnliches Incentive-Erlebnis und behält gleichzeitig unzählige organisatorische Fäden in der Hand?
Für PES26 wurden Berlin und Potsdam zur Bühne eines mehrtägigen Incentive-Programms, das kulturelle Entdeckungen, eindrucksvolle Locations und besondere Erlebnisformate miteinander verband.
Die Herausforderung: internationale Abstimmungen, zahlreiche Dienstleister, parallele Teilprojekte und eng getaktete Auf- und Abbauphasen. Als lokaler Umsetzungspartner übernahm time change die operative Projekt- und Dienstleisterkoordination vor Ort.
Zwei Eventwelten, die unterschiedlicher kaum sein könnten.
Ein besonderer Höhepunkt war das Welcome Event im historischen Haus Zenner direkt am Wasser. Für die Gäste entstand eine eigens inszenierte Oktoberfest-Welt, die bayerische Tradition mit der Markenidentität von Shell verband. Ein imposantes Magic Sky Tent mit 24 Metern Durchmesser, markengerechte Gestaltung, traditionelle Spiele und kostümierte Hosts machten den Empfang zu einem eigenständigen Erlebnisformat.
Das Highlight des Programms war die Award-Gala am geschichtsträchtigen Flughafen Tempelhof. Auf rund 15.700 m² verwandelten sich vier unterschiedliche Bereiche, darunter Hangar 5 als Gala-Location und die beeindruckende Haupthalle als Airport Lounge, in eine außergewöhnliche Eventkulisse. Die umfangreiche technische und szenografische Produktion erforderte eine präzise Planung und Umsetzung innerhalb eines eng bemessenen Zeitfensters von nur zwei Aufbautagen. Internationale Produktionsteams, lokale Dienstleister und das Flughafenmanagement galt es dabei ebenso aufeinander abzustimmen wie die anspruchsvollen Sicherheitsvorgaben und technischen Anforderungen der Location. Eine Großproduktion, die nicht nur durch ihre Dimension und Inszenierung beeindruckte, sondern auch höchste Anforderungen an die operative Koordination stellte.
Ergänzt wurde das Programm durch Potsdam-Exkursionen und eine Hop-On/Hop-Off-Tour.
Komplexe Abläufe, präzise koordiniert.
Hinter den eindrucksvollen Eventmomenten stand eine Vielzahl ineinandergreifender Aufgaben. Von der Organisation des Rahmenprogramms über komplexe Transportabläufe bis zur Betreuung internationaler Gäste brachte time change seine lokale Erfahrung und operative Umsetzungskompetenz ein.
Destination Management
Planung und Koordination eines umfangreichen Rahmenprogramms in Berlin und Potsdam. Mit zahlreichen parallellaufenden Touren, Gruppenausflügen und Hospitality-Programmen.
Venue & Supplier Management
Abstimmung mit Locations, Dienstleistern und weiteren Stakeholdern über unterschiedliche Veranstaltungsformate hinweg.
Transportation & Guest Logistics
Planung und Koordination der Transport- und Shuttle-Verkehre, einschließlich gestaffelter Busankünfte.
Event Operations & On-site Management
Gewerkeübergreifende Steuerung von Catering-Schnittstellen, Sicherheitsabstimmungen sowie Produktions- und Back-of-House-Abläufen.
VIP Hospitality & Dinearound
Organisation exklusiver Dinner-Erlebnisse in gefragten Berliner Top-Restaurants durch ein etabliertes lokales Partnernetzwerk.
Flexibles Projekt- und Kostenmanagement
Integration kurzfristiger Anforderungen in die laufende Planung sowie kontinuierliche Kostenkontrolle.
Außergewöhnliche Erlebnisse brauchen starke Umsetzungspartner.
PES26 zeigt, was möglich wird, wenn internationale Kreativ- und Produktionskompetenz auf lokale Expertise, ein belastbares Partnernetzwerk und präzises operatives Management trifft.
Zwei spektakuläre Eventwelten, internationale Gäste und ein vielfältiges Programm über mehrere Locations hinweg machten das Incentive zu einem außergewöhnlichen Gesamterlebnis.
Fazit
Mit umfassendem Destination-Know-how, leistungsfähiger Eventlogistik und flexibler Projektsteuerung leistete time change einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung dieses anspruchsvollen Programms und schuf die operativen Voraussetzungen dafür, dass sich die Gäste ganz auf ihre Erlebnisse konzentrieren konnten.
