Effiziente Datenerfassung auf einem führenden Onkologiekongress.
Mit rund 44.000 Teilnehmenden aus 166 Ländern zählt das ASCO Annual Meeting in Chicago zu den bedeutendsten Healthcare-Kongressen weltweit. Für EMD Serono und SpringWorks Therapeutics unterstützten wir erneut die Planung und Umsetzung ihrer internationalen Kongressteilnahme.
Im Rahmen des Projekts betreute unser Team rund 320 Teilnehmende und koordinierte etwa 1.200 Room Nights. Neben Hotelmanagement und Kongressregistrierungen gehörten auch Transfers, VIP-Betreuung, Meeting- und Dinnerformate sowie die operative Begleitung verschiedener Side Events zum Leistungsumfang.
Wenn Logistik mehr ist als Organisation
Internationale Kongresse dieser Größenordnung stellen hohe Anforderungen an die Planung und Koordination. Unterschiedliche Stakeholder, enge Zeitfenster und zahlreiche parallele Abläufe müssen so zusammengeführt werden, dass für Teilnehmende und interne Teams ein reibungsloser Gesamtablauf entsteht.
Gerade im Healthcare- und Pharmaumfeld kommen zusätzliche Anforderungen hinzu. Datenschutz, Compliance-Vorgaben und internationale Abstimmungsprozesse müssen in jeder Projektphase berücksichtigt werden.
Kontakte erfassen – compliant und auswertbar
Ein besonderer Bestandteil des Projekts war die Entwicklung und der Einsatz einer von uns entwickelten Lead-Capturing-App für den Messeauftritt von EMD Serono und SpringWorks Therapeutics.
Die Lösung ermöglichte es, Kontakte strukturiert zu erfassen, zu qualifizieren und für die weitere Bearbeitung nutzbar zu machen. Bereits vorhandene Registrierungsdaten wurden übernommen und durch kundenspezifische Fragen ergänzt. Eine verpflichtende Consent-Logik stellte sicher, dass die Datenerfassung erst nach bestätigter Zustimmung erfolgen konnte.
Die Anwendung wurde nach dem Prinzip „Compliance by Design“ umgesetzt und erfüllte hohe Anforderungen an DSGVO/GDPR-konforme Datenprozesse sowie branchenspezifische Pharma-Compliance-Regularien.
Mehr als ein reibungsloser Kongressauftritt
Projekte wie das ASCO Annual Meeting zeigen, wie sich die Anforderungen an internationale Kongressauftritte verändern. Neben einer zuverlässigen Teilnehmerlogistik gewinnen Themen wie Datensicherheit, Compliance und die strukturierte Erfassung von Interaktionen zunehmend an Bedeutung.
Für uns war das Projekt deshalb weit mehr als ein klassisches Teilnehmermanagement-Mandat. Neben der operativen Umsetzung stand auch die Frage im Mittelpunkt, wie Kontakte und Gespräche am Messestand effizient erfasst und für die weitere Bearbeitung nutzbar gemacht werden können.
Genau dieser Ansatz entspricht unserer Philosophie: Events sollen nicht nur reibungslos funktionieren, sondern einen konkreten Beitrag zu den Zielen unserer Kunden leisten. Mit der Kombination aus persönlicher Betreuung, effizienter Kongresslogistik und digitaler Lead-Erfassung entstand ein integrierter Lösungsansatz, der operative Exzellenz mit messbarem Mehrwert verbindet.
Mit dem Projekt beim ASCO Annual Meeting unterstreichen wir unsere Erfahrung in der Umsetzung komplexer internationaler Healthcare- und Kongressformate sowie in der Entwicklung technologischer Lösungen für hochregulierte Umfelder. Gleichzeitig zeigt das Projekt exemplarisch, wie der Results that matter Ansatz in der Praxis umgesetzt werden kann: durch die Verbindung von Service, Technologie und Ergebnissen, die über die eigentliche Veranstaltung hinaus Wirkung entfalten.
